חברות וארגונים המעוניינים לסרוק בעצמם יכולים לעשות זאת בקלות. יש צורך ברכישת סורק מסמכים מקצועי וכוח אדם מיומן. עבודת הסריקה סיזיפית וקשה וכדאי לקחת זאת בחשבון כשמחליטים לסרוק לבד. אם אינכם מסוגלים לבצע את הסריקה בעצמכם, כדאי שתפנו לחברה המספקת שירותי סריקה, כולל אופציה לסריקה בבית הלקוח.
תהליך הסריקה צריך להיות מסודר ומוגדר מראש. יש להקצות מקום מתאים במשרד, להכשיר כוח אדם ולהכין את המסמכים (פירוק מהקלסר, הוצאת ניילוניות, הוצאת סיכות, יישור קצוות ועוד). בהנחה שהצטיידתם בסורק ארכיון מקצועי עם מזין נייר אוטומטי, הגיע הזמן להתחיל במלאכה.
תהליך הסריקה
הכינו את הקלסרים הרצויים לסריקה. לפני סריקת הקלסרים פרקו את המסמכים, הסירו סיכות, יישרו את המסמכים, סדרו אותם לפי הסדר הרצוי. הגדירו האם המסמכים ייסרקו בצבע, בגווני אפור או בשחור לבן. הגדירו את הרזולוציה הרצויה, הגדירו שיפורי איכות תמונה בקבצים שתקבלו, והגדירו את אופן בחירת שם הקובץ. תוכנת הסריקה תיתן מספר רץ או שם לכל מסמך שתסרקו. תוכנות ארכיון מתקדמות יאפשרו לכם לבצע מפתוח על שדות קבועים במסמכים מאותו סוג.
לאחר שסרקתם את המסמכים בדקו אם לא פספסתם אף נייר. בדקו שכל מסמך קיבל שם (תוכלו להחליף את השם בהתאם לתוכן המסמך). את המסמכים הסרוקים העבירו לתיקייה עם שם שיבהיר היטב את אופי המסמכים. לסיום בצעו גיבוי לכל הקבצים שסרקתם.
סריקת מסמכים יכולה להיות תהליך פשוט אם מקפידים על כללי הסריקה הנכונים. אם אינכם רוצים לעשות את הסריקה בעצמכם, נשמח לעשות זאת עבורכם. סקאנבוק מספקת שרותי סריקה מקצועיים, כולל סריקה בבית הלקוח.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060
