ארגונים וגופים רבים משתמשים במסמכים מסוגים שונים בעבודתם השוטפת. אין הבדל בסוג או בגודל הארגון – כולם משתמשים בנייר, והרבה. אם בעבר חשבנו שהעידן הדיגיטלי יפחית את השימוש בנייר ובמדפסות מסתבר שטעינו. חברות מסחריות, מוסדות, ארגונים, משרדי ממשלה, מוסדות חינוך, עסקים, משרדים וכדומה, כולם ממשיכים לייצר הרים של מסמכים.
המחיר הזול להפקת מסמכים תורם תרומה מכרעת לשימוש יתר במדפסות, מה שמגדיל את כמויות המסמכים שהארגון מייצר. כל הניירת הזו מאוחסנת בקלסרים רבים התופסים שטחי אחסון רבים ויקרים. כמעט כל ארגון סובל מהצטברות של מסמכים המאוחסנים במדפים ובארונות אין ספור. האלטרנטיבה הדיגיטלית למסמכי נייר היא שימוש בקבצים המאוחסנים ומקוטלגים בשמות ובשדות מפתח מזהים.
משרד ללא מסמכים
כאשר ארגון מנחיל לעובדיו סדר עבודה חדש המייתר את הצורך במסמכים, הוא חוסך כסף רב וזמן יקר. ארגונים המחזיקים מסמכים ללא סריקה (המייצרת גיבוי דיגיטלי למקור), צריכים לקחת בחשבון שנייר מצהיב, מתבלה ונרקב עם השנים.
אם לא יהיה לארגון גיבוי של המסמך המקורי, בשעת צרה לא יהיה ניתן לשחזר אותו. זו הסיבה שיצירת ארכיון דיגיטלי שבו מאוחסנים הקבצים הסרוקים, היא דרך טובה לשימור מסמכים. ארגון או עסק המעוניין לשמור על המסמכים שלו חסינים מפגעי הזמן, חייב לסרוק אותם ולשמור את קבצי הסריקה בגיבוי רב שכבתי. הארגון יגדיל בכך את שרידות הידע שלו ויחסוך כסף רב על שטחי האחסון של המסמכים.
למה חשוב לסרוק מסמכים?
סריקת מסמכים היא צורך ממשי לארגון. הסריקה מתבצעת באמצעות סורק מקצועי מיוחד המאפשר לסרוק מסמכים מכל סוג ולשמור את הקבצים על מדיה דיגיטלית (תקליטור, DOK, דיסק קשיח ועוד). סריקת מסמכים ושילובם בתוכנת ארכיון דיגיטלי מקצרת את משך החיפוש והשליפה של מסמך נדרש. לוחצים על כפתור ומוצאים אותו. כיצד עושים זאת? בעזרת תוכנת OCR. לאחר שסורקים את המסמכים ניתן ליצור בהם אפשרות חיפוש של כל מילה או מחרוזת הנדרשים למחפש. בעזרת תוכנת OCR בעברית ניתן ליצור גרסת SEARCHABLE של קבצי המקור ולשלבם בתוכנה לניהול מסמכים ארגונית.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060
