תוכנות ניהול מסמכים מאפשרות לארגונים הפועלים בסביבה עתירת ממשקים לעלות מדרגה ולעבוד ביעילות גבוהה יותר. ארגונים שטרם עשו הסבה למתכונת 'משרד ללא נייר' חשופים לפגיעה בשרידות הידע והמידע הייחודיים של הארגון. לו היו דואגים להמיר את הידע האנלוגי לידע דיגיטלי הם היו נהנים מיתרונות רבים.
היתרונות בעבודה עם תוכנה לניהול מסמכים
חסכון של זמן וכסף – תוכנה לניהול מסמכים מאפשרת לארגון לחסוך זמן וכסף באמצעות איתור מהיר ושליפה כמעט מידית של מסמכים. החיסכון הוא לא רק בזמן אלא גם בעלויות אחסון של מאות קלסרים בבתי ארכיב או בשטחי המשרד.
הגברת אבטחת המידע וסיכול ריגול תעשייתי – עבודה ללא נייר מונעת מעובדים או מגורמים עוינים המסתובבים במשרד לשלוף מסמכים, לצלמם ולהחזירם למקומם (מה שמוגדר כריגול תעשייתי). כאשר המסמכים מופיעים כקבצים ומנוהלים תחת שכבת הגנה ברמה גבוהה, האפשרות לזליגת המידע נמוכה מאוד.
הגנה מאבדן ונזק – ברגע שאין נייר ויש קבצים מנוהלים ומגובים, אין סכנה של אבדן מסמכים או כל סכנה של נזק למסמכים. כאשר המסמכים נסרקים באופן קבוע, אין חשש של מסמכים שאינם חוזרים לקלסר.
אם תרצו להזמין שירות חיצוני לסריקת המסמכים שלכם, עליכם להחליט האם המידע שבמסמכים חסוי ורגיש כך שעדיף שהסריקה תיעשה בבית הלקוח. אם המידע אינו רגיש אתם יכולים לשנע את המסמכים ללשכת הסריקה. אם המידע רגיש הזמינו שירות לסריקת מסמכים בבית הלקוח ותוכלו להיות מוגנים מריגול תעשייתי וכשל באבטחת המידע.
גישות בניהול מסמכים
קיימות מספר תפיסות כשמדובר בניהול מסמכים. גישה אחת הטוענת כי יש צורך בהקמת מאגר מידע ארגוני אחד כך שכל משתמש שקיבל את ההרשאה המתאימה, יוכל לגשת למסמכים, לצפות בהם ולבצע בהם שינויים, תוך שמירה על הגרסה של המסמכים המקוריים.
גישה שנייה מאפשרת ליצור מערכת ניהול מסמכים המתאימה לצורך ספציפי בלבד וללא צורך בהקמת מערכת לניהול מסמכים לכל הארגון. גישה שלישית דוגלת בהקמת מערכת ניהול למסמכים המשלבת בין השתיים – כל מסמכי הארגון יהיו מנוהלים במקום מרכזי ובנוסף קיימות מחיצות בהן מנוהלים מסמכים פרוייקטאלים המיועדים למשתמשים מסוימים.
האם ניהול מסמכים מתאים לכל ארגון?
לפני ששולפים את הפנקס ומזמינים את התוכנה היקרה כדאי לענות על כמה שאלות: בכמה תתבטא התועלת לארגון? האם ההשקעה מוצדקת? האם ניתן להטמיע את המערכת בסביבה האנושית הקיימת בארגון? האם מערכת חדשה לניהול מסמכים תכביד ותאט את עבודת המשתמשים או תייעל אותה? מה התהליכים והשיטות שעליה לנקוט כדי לשלב את המערכת בהצלחה?
במידה והוחלט לרכוש תוכנה כזו, כדאי לעשות זאת לאחר אפיון מקיף וסיוע של יועץ המומחה בנושא. על היועץ לקחת בחשבון גם את היבטי החומרה הנדרשת, כולל מחשבה על שרידות, אבטחה וגיבוי הנתונים במערכת. משנבחרה התוכנה המתאימה על הארגון לתכנן את השלבים בהם תוטמע תוכנת ניהול המסמכים בארגון, תוך מחשבה על הדרכת המשתמשים ומעקב אחר אפקטיביות התוכנה.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים מלאו את הטופס או חייגו 054-5880060
