למרות שהרעיון של "משרד ללא נייר" נהגה עוד בשנות ה- 1980 כאשר מחשבים אישיים רק נכנסו לארגונים שיכלו להרשות לעצמם, עד היום הוא אינו נפוץ כפי שהיה אמור להיות והררי הקלסרים עדיין בסביבתנו. עבודה עם מסמכי נייר אינה מאפשרת זריזות ויעילות. ההתעסקות עם נייר מאטה את קצב העבודה וגורמת לתקלות וטעויות רבות בין ספקים ללקוחות.
היתרונות הרבים בעבודה כמשרד ללא נייר לא הצליחו לשכנע ארגונים רבים שעדיין מסרבים לעלות על הרכבת וממשיכים לעבוד עם ניירות. ההבנה שניהול מסמכים ממוחשב מסייע לארגון להתייעל דרבנה גופים ממשלתיים לפתח פתרונות תוכנה ולהתחיל לסרוק מסמכים נכנסים (שירותי הבריאות, מערכת המשפט, ביטוח לאומי ועוד) כדי להנגיש את המסמך הרצוי למשתמש בלחיצת כפתור.
כדי לדון בנושא כדאי קודם להסביר שמשרד ללא נייר הוא ארגון שכל תהליכי העבודה שלו נעשים ללא מסמכים מכל סוג והוא עושה שימוש בסורקי מסמכים במקום במכשירים המשתמשים בנייר כגון מדפסות ופקסים. עבודה במתכונת הזו מאפשרת לחסוך שמירה פיזית של המסמכים הנכנסים למשרד ולאפשר שליפה מהירה במקרה הצורך במקום לחפש בארכיון הקלסרים העמוס.
נכון לשנת 2020 הקונספט של ניהול מסמכים טרם הוטמע בכל המגזרים בהם הוא יכול לשפר פרודוקטיביות ולחסוך בהוצאות המשרד. על אף שמסמכים בארגון מהווים נדבך רב חשיבות הוא אינו מטופל כראוי. כדי שארגון יוכל לרכז במערכת המחשוב שלו את כל המסמכים המיוצרים או נכנסים אליו, הוא צריך להטמיע מערכת המסוגלת לשלוף כל מסמך כקובץ דיגיטלי בהתאם לתגים שהוגדרו עבורו. כיוון שמסמכי נייר הנכנסים לארגון (כגון תעודות משלוח חתומות וקבלות סחורה מספקים) צריכים להיות משולבים במערכת, יש לסרוק אותם ולהגדיר להם שדות מפתח שיאפשרו שליפה מהירה בעת הצורך.
סריקת מסמכים היא הדרך הטובה ביותר להבטיח שכל מסמכי הנייר ייסרקו לקבצים דיגיטליים ויאוחסנו בתיקיה המתאימה. משרד יכול להתחיל את תהליך הדיגיטציה שלו בסריקת קלסרים היסטוריים מאובקים ובהמשך לסרוק כל מסמך נכנס. כדי לעשות זאת עליו להצטייד בסורק מסמכים מקצועי ומהיר ובעובד מוכשר שעבר הדרכה לסריקת מסמכים נכונה. מומחים בתחום קובעים באופן חד משמעי כי שימוש בסורקים משרדיים קטנים על שולחנות העובדים מאפשר לארגון לקבל תאימות של כמעט 100 אחוז בין ארכיון מסמכי הנייר לארכיון המסמכים הדיגיטלי. יחד עם זאת חשוב לוודא כי העובדים יתמידו בסריקה יומיומית ולא יפסיקו על דעת עצמם.
סקאנבוק, מציעה מגוון שירותי סריקה והמרת מסמכים למדיה דיגיטלית. סקאנבוק מאפשרת לך לקבל שירותי סריקה לכל סוגי המסמכים ובכל הגדלים להמרת מסמכי נייר לקובץ דיגיטלי, כולל סריקת ספרים ועוד. שירותי סריקה הניתנים על ידי סקאנבוק מסייעים לעסקים לעבוד בצורה מקוונת עם מסמכים דיגיטליים. אם אתה צריך עזרה לעבור למשרד ללא נייר, לבצע סריקת מסמכים ולהתחיל להשתמש במערכת לניהול מסמכים – צור קשר.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים מלאו את הטופס או חייגו 054-5880060
