הסבת ארגונים לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" נמצאת בשנים האחרונות בתאוצה מתמדת ומשרדים רבים מצטרפים מידי שנה לטרנד. חברות השואפות להיות ירוקות וחסכוניות השכילו להיפטר מארכיוני הנייר באמצעות סריקת המסמכים לקבצים דיגיטליים. משרדים ששימשו כבתי אחסון לקלסרים ישנים, פונו, והשטחים המיותרים הוסבו למטרות המכניסות כסף לארגון.
המעבר למתכונת 'משרד ללא נייר' הוכח כמשתלם. סריקת המסמכים ושמירתם כקבצים במחשב, מאפשרת לארגון לנהל אותם יחד עם כל קבצי המידע האחרים (אופיס, דוא"ל, פריוריטי וכדומה). עבור משרדי עורכי דין הסריקה שיפרה מאוד אם ההתנהלות בבית המשפט. האפשרות להגיש מסמכים סרוקים לבתי משפט כאילו היו מסמכי מקור (במסגרת תיקון תקנות העדות משנת 2006 -העתקים צילומיים- התש"ל- 1969) הקלה מאוד על מערכת המשפט. נציין כי בתי המשפט עובדים כיום עם מערכת "נט משפט" המאפשרת הגשת כתבי בית דין, תצהירי עדות ראשית, ראיות ועוד, באמצעות קבצים של מסמכים שנסרקו עם חתימה דיגיטלית. משרדים של עורכי דין נמנעים מאגירה של קרטוני מסמכים והם שומרים את הגיבוי המשפטי על דיסק און קי קטן.
מדוע כדאי לסרוק?
חסכון בשטחי משרד – הסריקה מאפשרת חסכון כספי בדמי השכירות וההוצאות הנלוות. שטחי משרד שהיו מוקדשים לקלסרי מסמכים, מתפנים, והארגון יכול להחליט האם הוא מזדכה על השטח המפונה וחוסך שכר דירה, דמי ניהול, ארנונה וניקיון, או שהוא משתמש בשטח הפנוי למטרה עסקית מכניסה.
חסכון בנייר – כאשר יוצרים ארכיב דיגיטלי במקום ארכיב נייר, אין צורך לצלם או להדפיס מסמכים. החיסכון בנייר מסייע גם מבחינה אקולוגית. פחות נייר – יותר עצים.
אבטחת מידע משופרת – אחסון המסמכים בקלסרים משרדיים מאפשר ריגול תעשייתי של מתחרים. איסוף ניירת בפחי האשפה וגנבת קלסרים היא תופעה ידועה. כאשר הניירת נסרקת לקבצים ומיד עוברת לגריסה לפתיתים, קשה יותר לשים יד על המידע. הסריקה אינה מייתרת את הצורך באבטחת השרתים והמידע הדיגיטלי בארגון.
גיבוי למקרה אסון – סריקת מסמכים על בסיס קבוע מאפשרת לארגון לגבות את המידע הארגוני באופן מושלם. כל הנתונים שהיו במסמכים נסרקו לקבצים ואוחסנו בהתקני גיבוי דיגיטליים. המסמכים אינם נתונים לפגעי הזמן והסביבה, הם חסינים מגניבה, בלאי, הצהבה, אבדן ונזק. את הקבצים ניתן לשמור בהתקני אחסון מקומיים ומרוחקים.
סריקת מסמכים – רק עם סקאנבוק
סקאנבוק מתמחה בסריקת מסמכים מ- 2005 והיא מתחייבת לשירות יוצא מן הכלל ללקוחותיה. כאשר אנחנו סורקים את המסמכים, הלקוח יכול להיות בטוח שהסריקה בוצעה כהלכה. סקאנבוק מתייחסת למסמכי הלקוח כאילו היו שלה והיא עובדת לפי מתודולוגיה מקצועית המוכיחה את עצמה בכל פעם מחדש.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060
