סריקת מסמכים מקצועית: שירותי דיגיטציה (אתר לקוח / לשכה) לארכיון ממוחשב
סקאנבוק הוקמה במטרה לחולל שינוי משמעותי בתחום הדיגיטציה של מסמכים, ספרים, כתבי עת וארכיונים ארגוניים. באמצעות [שירותי סריקת מסמכים מקצועית], אנו משחררים ארגונים מהצורך להחזיק בנפחי נייר גדולים וממירים את התוכן הפיזי לפורמט דיגיטלי נגיש, הניתן לצפייה במחשבים, טאבלטים ומערכות סלולריות. אנו מציעים את הפתרון המהיר, המקצועי, היעיל והמשתלם ביותר למעבר מלא לדיגיטציה.
סקאנבוק מתמחה במתן פתרון קצה-לקצה, הכולל:
- שירותי סריקת מסמכים מקצועית, קלסרים וארכיונים לעסקים קטנים ובינוניים.
- סריקת ספרים [קישור פנימי לעמוד סריקת ספרים] וספרי ארכיון באמצעות סורקים פלנטריים מתקדמים.
- פתרונות תוכנה לניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי (מערכות פרי פיתוחנו ומערכות שותפים).
- שירותי זיהוי טקסט (OCR) מתקדמים, כולל זיהוי טקסט עברי.
- שירותי גריסת מסמכים מאובטחת [קישור פנימי לעמוד גריסת מסמכים] לאחר הסריקה.
שירותי סריקת מסמכים מקצועית: שיטות עבודה ובקרת איכות
אנו מציעים גמישות מרבית בביצוע הפרויקט, תוך התאמה לדרישות אבטחת המידע ולוחות הזמנים של הלקוח.
א. סריקה באתר הלקוח (On-Site): לנוחות הארגון ולצורך שמירה קפדנית על אבטחת המידע הרגיש, שני מומחים מטעם סקאנבוק מגיעים למשרד הלקוח עם ציוד סריקה תעשייתי מתאים לגדלי המסמכים (A3 ומטה), ומחשב נייד ייעודי. מומלץ להכין שולחן עבודה גדול עם גישה לנקודת חשמל שתאפשר עבודה רציפה.
ב. סריקה בלשכת השירות: במקרים בהם דרישות האבטחה פחות מחמירות או כאשר היקף הפרויקט מצדיק זאת, אנו מבצעים סריקה מקצועית בלשכות הסריקה המאובטחות שלנו. הסריקה מתבצעת באמצעות סורקים מקצועיים ותעשייתיים לגודל A3 ו-A4, סורקי ספרים וסורקי כרטיסי ביקור.
תהליך הסריקה המקצועית והטמעת ארכיון ממוחשב
תהליך הסריקה מבוצע בהתאם לסדר שנקבע מראש ובפיקוח קפדני:
- שלב א: הכנת החומר לסריקה (Deconstruction): צוות הסריקה מפרק את המסמכים מהקלסרים והתיקים, מוציא אותם מניילוניות, מחלץ סיכות ומסדר בקבוצות. הכנת המסמכים לסריקה על ידי הלקוח עצמו יכולה להוזיל משמעותית את עלויות הפרויקט [קישור פנימי לעמוד מחשבון עלויות/מחירים].
- שלב ב: סריקה ובקרת איכות: לאחר טסטים ראשוניים להתאמת הגדרות האיכות, המסמכים נסרקים באמצעות ציוד איכותי של המותגים המובילים בעולם. אנו עושים שימוש במספר סורקים במקביל כדי לעמוד בלוחות זמנים. במהלך הסריקה מתבצעת בקרת איכות מדגמית קפדנית.
- שלב ג: מפתוח דיגיטלי ו-OCR: המסמכים הסרוקים עוברים תיוק דיגיטלי, תוך רישום מאפיינים מוגדרים (Metadata) לכל מסמך, המאפשרים זיהוי ואיתור יעיל בתוכנת ניהול המסמכים. ניתן להוסיף יכולת זיהוי טקסט OCR עברי מתקדם ליצירת קובצי PDF הניתנים לעריכה וחיפוש.
עלויות נסתרות: האתגר הכלכלי של אחסון נייר
ארכיונים פיזיים טומנים בחובם עלויות נסתרות משמעותיות שאינן נלקחות בחשבון בתחשיב הראשוני. ראשית, קיים מרכיב עלות שטח הנדל"ן: כל מטר רבוע המוקדש לאחסון קלסרים הוא שטח שלא מניב הכנסה, והוא בעל עלות חודשית קבועה. שנית, זמן העובד הוא המשאב היקר ביותר: כשעובד נדרש לבזבז דקות ארוכות בחיפוש מסמך ספציפי בארכיון הפיזי, מדובר בהוצאת שכר בגין זמן עבודה לא פרודוקטיבי. עבור ארגונים גדולים, הוצאה זו עלולה להגיע לסכומים משמעותיים מדי שנה. לבסוף, ישנו הסיכון הכלכלי הנובע מאובדן מסמכים קריטיים, אשר יכול להוביל לקנסות רגולטוריים, הפסדים משפטיים ועיכובים עסקיים. שירותי סריקת מסמכים מקצועית הופכים את ההוצאה הקבועה והלא-פרודוקטיבית (אחסון) להשקעה חד-פעמית ומכפילת יעילות.
טכנולוגיות OCR מתקדמות כמפתח ליעילות תפעולית
התוצר הסופי של סריקת מסמכים מקצועית הוא הרבה מעבר לתמונה דיגיטלית. אנו משתמשים בטכנולוגיות OCR (זיהוי תווים אופטי) מתקדמות, המבטיחות דיוק מרבי בזיהוי טקסט עברי ולועזי. טכנולוגיה זו הופכת את המסמך הסרוק למסמך הניתן לחיפוש מלא (Full Text Search), כזה שבו ניתן לאתר כל מילה בתוכנת ניהול המסמכים. בנוסף, הסורקים התעשייתיים שלנו תומכים בזיהוי ועיבוד אוטומטי של ברקודים, המאפשר קטלוג ומיפתוח אוטומטיים של המסמך ללא התערבות ידנית, ובכך מקצר משמעותית את זמן ההטמעה ומפחית שגיאות אנוש. השימוש בציוד מתקדם (כגון סורקים עם הזנה דו-צדדית אוטומטית) הוא הבסיס ליכולתנו לספק שירות מהיר ואיכותי.
ניהול מסמכים, רגולציה ואבטחת מידע
המעבר לארכיון ממוחשב הוא מהלך אסטרטגי. הטיפול בשירותי סריקת מסמכים מקצועית הופך הכרחי עקב הסיכונים הכרוכים בטיפול בניירת פיזית. רוב החברות שביצעו דיגיטציה מדווחות על שיפור משמעותי בפרודוקטיביות.
היבטים רגולטוריים: נקודת מפנה משמעותית לתחום זה הגיעה עם תיקון לחוק "תקנות העדות" [קישור חיצוני לאתר רשמי המכיל את התקנות, לדוגמה נבו או אתר ממשלתי] שקבע כי מסמכים סרוקים יכולים להיות קבילים בבית המשפט.
שילוב המסמכים בתוכנת ניהול: השלב האחרון הוא הטמעת הקבצים הסרוקים בתוכנה לניהול מסמכים (ארכיב דיגיטלי). התוכנות שלנו כוללות יכולות מתקדמות כגון:
- ניהול הרשאות משתמשים (צפייה, עריכה, יצירה) בהתאם להיררכיה הארגונית.
- שליפה ואיתור מסמכים בהקלקה מהירה.
אנו מתמחים בתחום ניהול המסמכים ומבצעים כל פרויקט סריקה על הצד המקצועי והאיכותי ביותר, תוך עמידה בלוחות זמנים. חשוב: תמיד כדאי לקבל שירותי סריקת מסמכים מקצועית מחברה שזוהי התמחותה העיקרית והיא מספקת את השירות בעצמה.