סריקת מסמכים מקצועית לארכיון דיגיטלי לעבודה ב"משרד ללא נייר"
ארגונים רבים מכירים היטב את האתגר הכרוך בצבירת מסמכים ללא הפסקה, המייצרים שטחי אחסון יקרים וגדלים. בתי עסק ומשרדים נדרשים להתמודד עם מאות קלסרים וקרטונים עמוסים בתיעוד. במקרה של צורך באיתור מסמך ספציפי, פעולת החיפוש הופכת לגזלנית זמן משמעותית המטילה עלויות כבדות על הארגון.
הפתרון האסטרטגי לאתגר זה טמון במעבר לשירותי סריקת מסמכים מקצועית ויצירת ארכיון דיגיטלי מאובטח. עסקים המעוניינים לשפר את איכות שירות הלקוחות שלהם מחויבים ליכולת שליפת נתונים מיידית. בעידן הנוכחי, השימוש המוגבר בטלפונים חכמים והתקני תקשורת ניידים הרגיל את הציבור לקבל מידע ולנהל משובים באופן מידי. ארגון שיישם בהצלחה סריקת מסמכים מקצועית רוכש את היכולת לגשת באופן נגיש ומהיר לכלל מסמכי הארגון ולהעביר מידע נדרש ללקוחות ושותפים עסקיים.
ניהול אפקטיבי במתכונת "משרד ללא נייר"
עסק המנוהל במתכונת "משרד ללא נייר", תוך שימוש בתוכנה מתקדמת לניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי, יכול להעביר מסמכים דיגיטליים ללקוחות או לספקים בלחיצת כפתור, ובכך לבטל את הצורך בהמתנה לשירותי דואר או התמודדות עם ניירת פיזית. סריקת המסמכים מאפשרת הנגשה מיידית של מידע חיוני לעובדים המשתמשים בו תכופות, ומשפרת את זמינות המסמכים גם ללקוחות הארגון. במקום לחפש מסמך ספציפי בארכיון הפיזי, עובדים מקבלים גישה לקבצים הרלוונטיים באמצעות חיפוש ממוחשב מהיר בקצות אצבעותיהם.
המעבר הדיגיטלי והיבטים רגולטוריים
המעבר ל"משרד דיגיטלי" הופך הכרחי, הן בהיבט הפנימי של ייעול התפעול והן בהיבטי תקשורת מול גורמים חיצוניים – ספקים, לקוחות ורשויות. תחום הדיגיטציה של ארכיונים נמצא בנסיקה, ומוטמע בהצלחה במגזר הציבורי, הממשלתי והפרטי.
נקודת מפנה משמעותית לתחום זה הגיעה עם תיקון לחוק "תקנות העדות" משנת 2005, שקבע כי מסמכים סרוקים באמצעות מחשב יכולים להיות קבילים בבית המשפט וניתנים להגשה כראיה לכל דבר ועניין. תיקון זה העניק דחיפה משפטית ורגולטורית לעסקים לעבור דיגיטציה מלאה ולסרוק את הארכיונים שלהם לקבצים דיגיטליים.
שרידות, גיבוי ושליפת מסמכים מכל מקום
במקרה של אירוע אסון כגון שריפה, הצפה, רעידת אדמה או גניבת מסמכי מקור, ארגון ללא גיבוי דיגיטלי של המסמכים עלול להיקלע למצוקה תפעולית קשה. סריקת ארכיון המסמכים היא הדרך המקצועית ליצירת גיבוי דיגיטלי של הנתונים, המבטיח שרידות ויכולת שחזור מיידית של המסמכים שנפגעו. ארגון המבצע סריקה מקצועית יוצר גיבוי דיגיטלי שניתן לשמור במספר מיקומים גיאוגרפיים נפרדים לצורך שרידות מרבית.
בנוסף, עבור ארגונים הפרוסים על פני מספר סניפים או אתרים, איתור מסמך בודד עלול להפוך למשימה קשה ומבזבזת זמן. ארגון העובר לארכיון אלקטרוני מאפשר למשתמשים מורשים איתור, שליפה וגישה מיידית לכל קובץ, מכל מקום (כולל עבודה מרחוק), דבר המביא לחיסכון משמעותי בשעות עבודה.
סריקה מקצועית כחלק מאסטרטגיה כוללת
הניירת המצטברת מידי יום יוצרת צוואר בקבוק המסרבל ומאט את קצב העבודה. ארגונים רבים במשק הבינו שעודף מסמכים יוצר סיכון כספי גדול כאשר מסמכים חיוניים אובדים או אינם נגישים. חשיבות העבודה במתכונת "משרד ללא נייר" מחייבת השקעה בבחירה והטמעת תוכנה לניהול מסמכים.
לפני ההשקעה בפתרון תוכנה, יש לבנות תוכנית פעולה ברורה להסבה מדורגת:
- סריקת ארכיון קיים: העברת המסמכים הקיימים (בהתאם לדרישות רגולטוריות, בעיקר משבע השנים האחרונות) לסריקה על ידי חברה מקצועית.
- הקמת עמדת סריקה שוטפת: הקמת עמדה קבועה במשרד לסריקת מסמכים חדשים הנכנסים לארגון (חשבוניות, תעודות משלוח, וכדומה) ישירות לתוכנת ניהול המסמכים.
המעבר לתיוק דיגיטלי של כל מסמך וקובץ (כולל קבצי Office, Outlook ופקסים) במערכת, מאפשר עבודה רציפה, מהירה ומבוקרת. תוך שניות בודדות ממועד החיפוש, יישלף תיק הנתונים המכיל את הקובץ הנדרש. ארגונים הכפופים לרגולציה מחויבים על פי חוק לסרוק מסמכים ולהכניסם לארכיב הדיגיטלי.
לסיכום, ארכיון דיגיטלי דורש השקעה בתשתיות חומרה ותוכנה, אך הוא מייצר ערך מוסף, יתרון תפעולי ויתרון שרידות לכל ארגון או משרד המאמץ דרך עבודה מתקדמת זו.