שירות לסריקת מסמכים
כל משרד ממוצע מאחסן כמויות גדולות של מסמכים וניירת. המסמכים נמצאים בקלסרים, קרטונים, מדפים, ארונות, תיקיות ושמרדפים וכמעט בלתי אפשרי לבצע מעקב אחר מיקומו המדוייק של כל מסמך. הדרך המהירה ביותרלניהול מסמכים היא בעזרת תוכנה לסריקת מסמכים. לפני שרוכשים תוכנה כזו , כדאי לבצע איפיון והגדרת הצרכים לעבודה עם תוכנה לסריקת מסמכים. לכל ארגון צרכים שונים בעבודה עם תוכנה שכזו ולכן הבדיקה של התוכנות הקיימות בשוק, צריכה להיות מדוקדקת ולהתבסס אך ורק על צרכי המשתמשים.
תוכנה לסריקת מסמכים נחוצה בכל עסק וארגון כיוון שהיא מאפשרת תיוק דיגיטלי של מסמכים ויכולת שליפה ואחזור מהירים של כל מסמך נדרש. במקום שהעובדים יבזבזו שעות ארוכות בחיפוש אחר מסמכים, ניתן לאתר אותם בלחיצת כפתור. סריקת מסמכים באמצעות תוכנה שכזו, תסייע גם לחסוך בשטחי משרד יקרים התפוסים על ידי קלסרים וקרטונים.
סריקת מסמכים למחשב באמצעות תוכנה לסריקת מסמכים, מאפשרת גישה למסמכים (עם הרשאות אבטחה מתאימות לכל משתמש) מכל נקודה בעולם. כמובן שככל שכמות המידע הארגוני רב יותר, חובה לשפר את אבטחת המידע על שרתי ומחשבי הארגון.
מעבר ליעילות בעבודה השוטפת של המשרד, סריקת מסמכים מייצרת גיבוי דיגיטלי למסמכי המקור המקוריים. אם חלילה המסמך הפיזי יאבד, ייגנב, ייעלם או יינזק בכל דרך אחרת, עדיין קיימת גרסה דיגיטלית שלו.
ניקח לדוגמה את תחום הבריאות. ארגוני בריאות רבים עברו כבר מזמן לעבודה במתכונת דיגיטלית והם מבצעים סריקת מסמכים וניהול ארכיון דיגיטלי באופן קבוע. כל מסמך רפואי שלא נוצר במערכת המחשוב המקומית, נסרק ומשולב ישירות לתיקו הרפואי של המטופל. אם בעבר התיק הרפואי של המטופל היה תיק נייר ובו אוחסנו כל המסמכים, כיום מדובר בתיק דיגיטלי המאפשר חיפוש מהיר ושליפה מידית. כמו כן קיימת יכולת גישה לתיק הרפואי מכל מחשב ברשת (בהתאם להרשאות האבטחה הפרטניות).
זה אמנם מחייב הימצאות של סורק מסמכים קטן בכל מרפאה, אך התועלת העצומה בהפחתת העלויות הנלוות לצילום, הדפסה ודיו, רכישת תיקיות, מדפי ושטחי אחסון ועוד היא עצומה. ייתכן וזה נשמע מעט, אך כשעושים מכפלות של משרד אחד באלפי משרדים מגלים חסכון משמעותי.
מלבד צמצום עלויות ושיפור היעילות, סריקת מסמכים וניהול מסמכים דיגיטאלי מאפשר לארגונים גם עבודה בסביבה ירוקה ותרומה רבה לשמירה על כדור הארץ. במקום לבזבז נייר, סורקים את המסמכים ומייצרים קבצים דיגיטליים. אם בעבר הפציינט היה יוצא עם מרשם מודפס על נייר, היום הוא רק צריך להגיע לבית המרקחת והמרשם הדיגיטלי קיים כבר במערכת.
לסיכום ניתן לומר כי כאשר ארגון מקצץ בעלויות המשרדיות שלו ובו בעת הוא הופך ליעיל יותר, מהיר יותר וידידותי יותר לסביבה, הוא הופך לאטרקטיבי הן עבור הלקוחות והן עבור העובדים.
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060