חברה לסריקת מסמכים
ארגונים, חברות, מוסדות ועסקים רואים במושג "משרד ללא נייר" (ארכיון דיגיטלי / ארכיב דיגיטלי) אלטרנטיבה אידיאלית וחסכונית לשמירה וניהול מסמכי נייר, חוברות, תמונות וספרים כקבצים דיגיטליים. למרות זאת חלקם ממשיך בעבודה ידנית עם מסמכים, למרות העלויות הגבוהות הכרוכות בכך. "משרד ללא נייר" זו המציאות העכשווית. אנחנו בסקאנבוק מתמחים בסיוע לארגונים לעבור טרנספורמציה ממערכות עתירות נייר למערכת דיגיטלית המספקת את כל היתרונות של עבודה ללא נייר.
כדי להיפטר ממסמכי הנייר, או לפחות להקטין את השימוש בהם, יש צורך בהכנה מסודרת של הארגון. עבודה ללא נייר מצריכה מספר אלמנטים – תוכנה לניהול מסמכים, תוכנה לחתימה דיגיטלית וסורק מסמכים מהיר ומקצועי. לאחר איפיון הצרכים של הלקוח והתקנת התוכנות בשרתי הארגון, יש לסרוק את המסמכים ההיסטוריים לקבצים דיגיטליים לתוכנת ניהול מסמכים. בו בעת יש לתכנן את אופן הסריקה של מסמכים חדשים המגיעים למשרד על בסיס יומי. במאמר זה נתמקד בהכנת המסמכים לסריקה.
הסריקה מאפשרת לארגון להיפטר מכמויות עצומות של נייר ולחסוך בשטחי אחסון. השלב הראשון הוא סריקת מסמכים לקבצים דיגיטליים שיוזרמו למערכת ניהול המסמכים. אם הארגון מאחסן במשרדיו מאות או עשרות קלסרים שאינם בשימוש יומיומי, כדאי שיסרוק אותם, כאשר כל קלסר ייסרק לקובץ PDF נפרד ששמו זהה לשם הכתוב עליו. קלסר משרדי ממוצע (השמנמנים השחורים) מכיל כ- 500 דפים. רובם משודכים זה לזה, חלקם מכילים מהדקים ואטבים, חלקם בשקיות ניילון ולעיתים הקלסר מכיל חוצצים המפרידים בין נושא לנושא.
סריקת מסמכים וקלסרים מצריכה הכנה של החומר כדי שהסריקה תהיה מהירה ואיכותית. כיצד עושים זאת? לאט ובזהירות. יש להצטייד באביזרי עזר – חולץ סיכות איכותי, קערה קטנה עם ספוג טבול במים (להרטבת האצבעות) וקערה קטנה נוספת אליה תשליכו את הסיכות שתחלצו מהמסמכים. קחו את הקלסר הראשון ושימו מולכם על השולחן. הוציאו בזהירות את כל המסמכים מהקלסר והניחו בערמה מסודרת על השולחן לפי הסדר המקורי. אחזו ביד אחת את המסמך והעבירו אותו משמאל לימין כשהוא הפוך. אם המסמך מכיל סיכות (בדרך כלל בחלק הימני העליון), הסירו בזהירות עם החולץ. עשו זאת בעדינות כדי לא לקרוע את המסמך. וודאו שכל המסמכים מיושרים בחלק העליון שלהם. כעת כשהמסמכים מוכנים אתם יכולים להתחיל בסריקת המסמכים. הסבר על תהליך הסריקה מפורט במאמר נפרד.
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו עכשיו 054-588-0060