המאמר הראשון התמקד בחלק התאורטי של הסריקה ושפך אור על הפרמטרים החשובים עליהם יש לתת את הדעת לפני התחלת פרויקט סריקה. בהנחה שהחלטתם היכן תתבצע העבודה – אצלכם או בלשכת השרות של חברת הסריקה – וקיבלתם לפחות שלוש הצעות מחיר, הגיע הזמן לבחור חברת סריקת מסמכים אמינה ומקצועית שתבצע את הפרוייקט באופן איכותי ותעמוד בלוחות הזמנים שנקבעו מראש.
נדגיש כי פרויקט סריקה אינו אמור להפריע להתנהלות השוטפת של הארגון. בכל רגע נתון בו יהיה צורך בשליפת מסמך יש אפשרות לאתר את המסמך הרצוי, לשלוף אותו מהקלסר, לסרוק ולשלוח לגורם המבקש. אם הסריקה נעשתה בלשכת הסריקה (והמסמכים לא הוגדרו כמיועדים לגריסה), כל הקלסרים בצירוף קבצי הסריקה נמסרים ללקוח וכדאי שיפתח את הקבצים ויתרשם מאיכותם מיד עם קבלתם.
לקוחות המעוניינים בגריסת מסמכים לאחר הסריקה לא יקבלו בחזרה את הקלסרים. אם הסריקה בוצעה באתר הלקוח, באחריות המזמין לוודא כי קבצי הסריקה הוסרו מהמחשב בטרם יצא צוות הסריקה מהאתר.
היחידים שחושפים מחירים
מתשאול קבוע שאנחנו עורכים ללקוחות חדשים עולה כי המרכיב החשוב ביותר עבורם בחיפוש אחר חברת סריקה הוא האיכות. יחד עם זאת אנחנו יודעים שרוב הלקוחות בוחר חברת סריקה לפי המחיר. השילוב הבלתי אפשרי של איכות ומחיר בחבילה אחת לא הולך ביחד.
סריקה של מסמכים הוא תהליך סיזיפי ומורכב ועלותו נקבעת בהתאם להשקעה הנדרשת. לדוגמה: סריקת קלסר לקובץ PDF בשחור לבן וברזולוציה נמוכה, זולה בדרך כלל מסריקת אותו קלסר בצבע ברזולוציה גבוהה. מדוע? כי משך הסריקה איטי יותר. כך גם כשמדובר בסריקת קלסר עם עשרות חוצצים וכל חוצץ צריך להיסרק לקובץ PDF נפרד. סריקה שכזו תהיה יקרה יותר מסריקת הקלסר לקובץ אחד. מדוע? משך הסריקה איטי יותר ובשורה התחתונה הלקוח משלם בעיקר על זמן העבודה.
אם קיבלתם מחיר נמוך מ- 35 אג' לעמוד על סריקת קלסרים הכוללת את פירוק והכנת החומר לסריקה, כדאי שתבקשו מחברת הסריקה התחייבות שכל הדפים ייסרקו בזה אחר זה. כאשר צוות הסריקה שלנו צריך לפרק ולהכין את המסמכים, המחירים מתחילים ב- 40 אג' לעמוד כשהסריקה בשחור לבן ולקובץ אחד. מכאן והלאה המחירים עולים בהתאם למורכבות החומר, כמות המסמכים בפרויקט, והגדרות הסריקה. סקאנבוק היא היחידה בישראל החושפת את כל המחירים שלה ומציגה אותם באינטרנט לכל דורש. איננו מפלים בין לקוחות גדולים, קטנים, עסקיים או פרטיים. המחירים שלנו אחידים והם נקבעים לפי הפרמטרים שהוגדרו לעיל.
כעת הגיע הזמן להבין כיצד להוציא לפועל את פרויקט הסריקה ובכמה שלבים. בהנחה שקלסרי המסמכים הגיעו ללשכת הסריקה והגדרתם את הפרמטרים שהוזכרו במאמר הראשון, מתחיל התהליך.
שלב ראשון – הכנת המסמכים לסריקה
צוות הסריקה מכין את המסמכים בזה אחר זה בזהירות מרבית שלא לגרום נזק לניירות. אם הארגון החליט כי כל קלסר ייסרק לקובץ PDF אחד, הניילוניות מוצאות מהקלסר ומונחות בערמה בהתאם למיקום שלהם בקלסר. צוות הסריקה מוציא את המסמכים מהניירות ומחלץ את סיכות השדכן. הדפים מדופדפים אחד אחד ונבדקים שאינם צמודים זה לזה כדי שלא יעברו יחד בסריקה. כל הדפים מסודרים בערימה המיושרת לפי החלק העליון של הדפים לקראת הסריקה. לצפייה בסרטון הכנת קלסר לסריקה לחצו כאן >>
אם החלטתם שכל חוצץ ייסרק לקובץ נפרד, המסמכים המפורקים מסודרים מאחורי החוצץ וכך הם נסרקים. לאחר הסריקה ושמירת הקובץ בשם מתאים, המסמכים מוחזרים לחוצץ או לניילונית בקלסר. חשוב לציין שהסדר הכרונולוגי של מסמכי המקור נשמר גם לאחר הסריקה.
שלב שני – הסריקה
כל קבוצת מסמכים (הדפים המיועדים לסריקה כקובץ אחד) עוברת בדיקת מוכנות נוספת לסריקה. הצוות מרפרף את הדפים ומוודא שוב שאין דפים מחוברים או צמודים (כדי שלא יעברו שני דפים או יותר בתעלת הסריקה). המסמכים מונחים על מזין הנייר (פידר) של סורק המסמכים המקצועי, תוכנת הסריקה מופעלת והסריקה יוצאת לדרך. במקרה שאכן עברו שני דפים או יותר בסורק, צוות הסריקה, שמסתכל כל הזמן על הזנת הדפים, מזהה ועוצר את הסורק. מלבד הבקרה האנושית נדגיש כי סורקי המסמכים שלנו מזהים הזנה כפולה ומשמיעים צליל אזהרה אם עברו דפים ביחד.
ההגדרה לזיהוי דפים כפולים ניתנת בתוכנת הסריקה והיא מסייעת למנוע מעבר של קבוצת דפים בסריקה. מניסיון שלנו הדרך הטובה למנוע מעבר של קבוצת דפים לסורק היא בהכנה נכונה של הניירת לסריקה. במהלך הסריקה תמונות הדפים מוצגות על מסך המחשב ומאפשרות להתרשם מאיכות הסריקה.
שלב שלישי – מתן שם לקובץ
משהסתיימה הסריקה של קבוצת המסמכים, מפעיל הסורק מקליד שם מתאים (בהתאם לסיכום המוקדם עם הלקוח) ושומר את הקובץ בתיקייה שהוגדרה מראש. רצוי שצוות הסריקה יערוך בדיקת איכות מדגמים לקבצים שנסרקו כדי לוודא שהאיכות טובה. לאחר בקרת האיכות, כל הקבצים מועברים לדיסק און קי.
אופציה ל- OCR והמרת קבצי ה PDF לפורמט בר חיפוש
לקוחות המעוניינים ביכולת לעשות חיפוש ואיתור של מילה מסוימת או מחרוזת מילים בקבצים, צריכים להזמין גם שירותי OCR. לאחר הסריקה קבצי ה- PDF שנסרקו מוזנים לתוכנת OCR מתקדמת המייצרת פורמט PDF בר חיפוש. השירות כרוך בעלות נוספת והוא ניתן לביצוע גם לאחר הסריקה.
אופציה לשילוב הקבצים בתוכנה לניהול מסמכים
לקוחות הרוצים יכולת חיפוש וניהול הקבצים הדיגיטליים בארגון (קבצי הסריקה, מיילים, פקסים דיגיטליים, קבצי אופיס ועוד), צריכים לרכוש תוכנת ניהול מסמכים מתאימה. אין צורך ברכישת התוכנה לפני הסריקה, אך כדאי לבדוק את דרישות התוכנה כדי לוודא התאמה לפרמטרים שהוגדו לחברת הסריקה. בתוכנה ניתן להגדיר הרשאות צפייה ועריכה לכל משתמש בארגון.
הקבצים משולבים במאגר המידע והם ניתנים לאיתור בעזרת מנוע חיפוש לפי המידע הקיים בשדות המפתח. לתוכנה לניהול מסמכים צריך שתהיה יכולת לתיוק אוטומטי של המסמכים לפי הגדרות שנקבעו מראש. חיפוש מסמך בתוכנה לניהול מסמכים נעשה בהקלדת הטקסט הרצוי לשדה החיפוש. התוכנה מבצעת בדיקה מאחורי הקלעים במטה דאטה של כל הקבצים ומסדרת אותם לתצוגה בהתאם להתאמתם להגדרות החיפוש. ניתן לבצע חיפוש בהתאם לברקודים המודבקים על המסמכים או / וגם באמצעות זיהוי טקסט (OCR).
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060