בתחילת שנות התשעים של המאה שעברה החלה להיכנס לארץ שיטת הניהול של "המשרד הדיגיטלי" וארגונים נחשפו לעבודה ב"משרד ללא נייר" הפועלת בעולם כבר עשרות שנים. מנהלי ארגונים גלובליים שהבינו את היתרונות בעבודה במתכונת שכזו החלו בהסבת המשרדים שלהם לשיטה המוכיחה את עצמה כבר שנים רבות.
תפעול המשרד בעבר לא כלל עבודות שהיום מוגדרות ככורח המציאות. משימות כגון: שליחה וקבלת דואר אלקטרוני, שימוש בתוכנות אופיס ליצירת מסמכים, סריקת מסמכים, עבודה עם סורקים, ניהול אתר ודפי החברה ברשתות החברתיות ועוד, נחשבים כיום לחלק לגיטימי מהמשימות של כל מזכירה או מנהלת משרד. המעבר לעבודה ללא נייר מצריך מעובדי הארגון ידע ופעולות שבעבר לא נזקקו להם ומוסיף ממילא לעומס העבודה ביום יום.
משרד ללא נייר
ההחלטה כיצד לנהל את הארגון מתקבלת על ידי המנהלים, אבל יישום החלטות ההנהלה מתבצע על ידי העובדים, לכן חשוב לפני כל קבלת החלטה האמורה להיות מיושמת על ידי העובדים, לספר לעובדים לאן פני הארגון מיועדים ומה השינויים המתוכננים. ארגון שעובד שנים רבות עם ניירות ומסמכים, שעובדיו אינם מיומנים בעבודה עם מחשב, שמצוי עדיין בשנות השבעים של המאה הקודמת מבחינה טכנולוגית, לא יוכל לבצע מעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר".
ב"משרד הדיגיטלי" כל המסמכים הנכנסים למשרד עוברים סריקת מסמכים, כאשר כל מסמך מתויג במספר שדות מפתח לצורך קטלוג ואיתור מהיר בעת הצורך. כשעובד מחפש משרד הוא נכנס לתוכנה לניהול מסמכים ומקליד רצף מילים העשויים לאפיין את המסמך. מתוך הרשימה הנפתחת הוא מאתר את המסמך הרצוי. כל התהליך נמשך פחות מדקה ולא עולה לארגון ולו גם שקל.
שליפה מהירה של מסמכים
בעבר, כשעובד היה מחפש מסמך, הוא היה קם ממקומו, ניגש למדף הקלסרים, מאתר את הקלסר המתאים ומחפש בו את המסמך. לאחר השימוש במסמך הוא נדרש להחזיר אותו למקומו. היום, בעידן המשרד דיגיטלי, כל מסמך המגיע למשרד נסרק, מקבל שם וכתובת ועובר לאחסון בתיקיה המתאימה בשרת הקבצים. עובדים כבר לא צריכים לקום ממקומם, ללכת לארכיון הקלסרים ולחפש מסמכים באופן פיזי.
ההצלחה של מעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" עם תוכנת ניהול מסמכים, מגיעה רק אם יש שיתוף פעולה של העובדים. המעבר לעבודה ב"משרד ללא נייר" מצריך תנאים בסיסיים מסוימים לפני שיוכל להתבצע. מדובר בפרמטרים הכרחיים שללא קיומם אין טעם לחשוב כלל על הסבת המשרד. לא נימנה כאן את כל תנאי הבסיס להסבת המשרד, אבל נציין שלושה כאלה:
1. על העובדים להיות בעלי יכולת וגישה לעבודה עם מחשב, או נכונות ללמוד כיצד לעשות זאת. אין זה אומר שהם צריכים להיות גאוני מחשב, אבל ברגע המעבר ל"משרד הדיגיטלי" עליהם לדעת לתפעל מחשב, לעבוד עם התוכנות הנפוצות, לתקשר בדואר אלקטרוני ולגלוש באינטרנט.
2. יש צורך בתשתית טכנולוגית מתאימה. במידה ואין מערכת מחשוב משרדית שנרכשה בשלוש השנים האחרונות, אין טעם להתחיל בתהליך. לפני שמאפיינים את התוכנה לניהול מסמכים שתותקן במשרד, יש לוודא שמערכת המחשוב מתאימה ויכולה להריץ את התוכנה, להפעיל סורקי מסמכים, ולאחסן את הקבצים הסרוקים.
3. על העובדים להיות מסוגלים להיצמד להנחיות התפעול של מנהל מערכות המידע. אם מתקינים תוכנה לניהול מסמכים ומציבים סורקים על כל שולחן, חובה לבצע סריקה של כל מסמך מיד עם היכנסו למשרד (כולל מילוי שדות מפתח מתאימים) ועל העובדים להקפיד על כך.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060
