ניהול מסמכים בארכיון דיגיטלי (משרד ללא נייר) מאפשר לארגן את כל התכנים הדיגיטליים של הארגון ושיבוצם כחלק אינטגרלי במערכת המחשוב. משרד ללא נייר מאפשר להכניס למחשב תכנים כגון: טפסים, ניירות, מכתבים, חשבוניות, הזמנות, מסמכים, הצעות מחיר, תעודות משלוח, חוזים, תמונות ועוד.
במסגרת המעבר למשרד ללא נייר אנחנו מרכזים את קבצי המסמכים של הארגון במקום מוגדר, ובנוסף אנו הופכים אותם מנייר לקבצים דיגיטליים. המסמכים הם חלק מהידע הארגוני ומוטלת עלינו המשימה לרכז אותו כך שיהיה זמין לשליפה ולשימוש לכל מי שקיבל את ההרשאות לכך.
ניהול מסמכים מוצלח בארגון מחייב תהליך מורכב להטמעת אופן העבודה הדיגיטלי בקרב משתמשי הארגון. הוא מחייב שינוי בגישה ו"חינוך" המשתמשים לריכוז המסמכים החדשים והישנים במקום אחד, ובנוסף, לוודא כי המשתמשים פועלים לפי השיטות והכללים החדשים שהותוו בשלב יצירת המסמכים (כגון הקלדת תווים בשדות המפתח בתוכנה לניהול מסמכים. ידועים מיקרים בהם ארגונים הקימו מערכות ניהול מסמכים מתקדמות בהשקעה גדולה ולאחר זמן לא רב היא ננטשה והמשתמשים חזרו לעבוד בשיטה הישנה והמוכרת.
לדוגמה – חברה יצרנית שהחלה לסרוק עם סורקי מסמכים מקצועיים את תעודות המשלוח החתומות שחזרו מהלקוחות, לאחר אספקת הסחורות. המסמכים החתומים והסרוקים שולבו בתוכנה חדשה לניהול מסמכים שהותקנה בארגון. בחלוף מספר חודשים התגלה כי חלק מתעודות המשלוח לא נסרק כיוון שאחד העובדים במחסן הוחלף בעובד חדש שלא עבר הכשרה ולא עבד בעבר מול מחשב. כל ההשקעה ברכישת התוכנה והסורקים הייתה לשווא כיוון שסריקת המסמכים לא בוצעה לפי המתודולוגיה הנכונה. כיוון שכך חובה לשתף ולשלב את כל העובדים בתהליך, לדאוג להכשרה מתאימה ורענון תקופתי קבוע לכל העובדים.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים מלאו את הטופס או חייגו 054-5880060
