לא משנה איזה סוג של עסק אתה מנהל, עלויות התפעול של תיעוד מסמכי נייר יכולות להיות גבוהות מאוד. ארגונים משקיעים כסף רב כאשר מדובר במסמכי נייר התופסים שטחי אחסון יקרים. אחד היתרונות של הארכיון הדיגיטלי הוא האפשרות ליצירת עותקים אינסופיים של כל מסמך מבלי שיש לכך מחיר. לא ניתן להשוות את עלויות הנייר, שטחי האחסון, המדפים והקלסרים עצמם, לעלות של קובץ דיגיטלי. למעשה, העלות היחידה היא עלות התקן האחסון הדיגיטלי.
מחקרים שנעשו בארצות הברית העלו כי אחוז אחד מכל מסמכי הנייר בארגון הולך לאיבוד כיוון שלא תויק במקום בו היה צריך להיות, או שלא הוחזר למקום בו תוייק מלכתחילה. נתונים אלה מצביעים על כך שעובדים מבזבזים זמן רב בחיפוש אחר מסמכים אבודים. מערכות ניהול מסמכים דיגיטליות (ארכיון דיגיטלי) מאפשרות לפתור את הבעיה, לחסוך כסף, זמן ושטחי אחסון, להגדיל את היעילות בעבודה ולהקטין את עלויות התפעול.
ארכיון דיגיטלי – מותרות או יתרונות?
כל עסק חייב לשמור על המסמכים והניירת שלו ולאחסן אותם במקום המיועד לכך. אחת הבעיות עם מסמכי נייר
השמורים בארכיון מרוחק היא שהם לא באמת משרתים את המטרה, אבל הם עדיין צורכים משאבים. לדוגמה, אם יש לך עסק המצריך שמירת תיעוד למשך שנים רבות, לא בטוח שהניירת תישאר במצב תקין ולא תתפורר, אבל בכל מקרה תצטרך לשלם כסף רב למשך כל שנות האחסון.
קבצים דיגיטליים ניתן לאחסן כארכיון דיגיטלי על גבי דיסקים קשיחים הממוקמים בעסק עצמו או במיקום מרוחק. לא משנה כמה מסמכים יש לך – אתה צריך רק התקן אחסון בנפח מתאים כדי לשמור את כולם. יתרון נוסף לארכיון הדיגיטלי הוא בכך שניתן לשלוח מהתוכנה עצמה את המסמך הדיגיטלי למספר רב של נמענים ללא עלות כספית ובהגעה מידית (להבדיל ממסמכי נייר הנשלחים במעטפות ובולים או באמצעות הפקס ומגיעים לאחר זמן מה).
תוכנה לניהול מסמכים או ארכיון דיגיטלי?
למעשה מדובר באותו פתרון אך בשם אחר. הארכיון הדיגיטלי הוא הקונספט והתוכנה היא כלי הניהול שלו. תוכנת ניהול מסמכים מאפשרת לארגון מגוון אפשרויות בעבודה עם תיעוד דיגיטלי. התוכנה מאפשרת ניהול מסמכים באמצעות תיוג עם מילות מפתח כך שקל מאוד לחפש ולאתר כל מסמך. ניתן לחפש מילים או ביטויים נדרשים ואפשר להצפין מידע רגיש. ארכיון דיגיטלי נתפש כמורכב יותר לתפעול מאשר תיעוד נייר פיזי, אך הוא פשוט לשימוש ומהווה בחירה הגיונית לעסקים מכל הגדלים. סקאנבוק מתמחה בשירותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים שיאוחסנו בארכיון הדיגיטלי שלך.
השירותים שלנו:
• סריקת מסמכים, קלסרים ותיקיות לחברות, מוסדות וארגונים.
• שרותי סריקה באתר הלקוח בכל הארץ.
• סריקת ספרים, חוברות, תיקיות ועוד.
• שירותי גריסת מסמכים לפתיתים קטנטנים בתקן בינלאומי (P5, 66399 (DIN4.
• שירותי OCR להמרת PDF לוורד, אקסל ועוד.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים מלאו את הטופס או חייגו 054-5880060