סריקת מסמכים מחירון
בין אם מדובר בסריקת מסמכים במשרדי חברתכם או בסריקת מסמכים בלשכת הסריקה, חשוב לבחור שירותי סריקה המתאימים לכם (הקמת משרד ללא נייר מצריכה ידע טכני מתאים ויכולת ניהול לפרוייקט שכזה).
כשאתם מחפשים שירותי סריקת מסמכים ותוכנה לניהול מסמכים, אנחנו מציעים לכם לבקש לפחות 3 הצעות מחיר. חשוב לדעת באיזה מערכות סריקה וקטלוג מסמכים משתמשת כל חברה והאם היא מתאימה לכם. יש בשוק מגוון תוכנות סריקה וחשוב לוודא שתוכנת הסריקה מתאימה לצרכים שלכם.
– בדקו אם החברה נותנת ייעוץ מקצועי ללא תשלום לפני שאתם מזמינים את שירותיה.
– התעקשו לקבל הצעת מחיר ליצירת ארכיון דיגיטלי (משרד ללא נייר) במספר אופציות.
– בדקו מהי רמת האבטחה שנוקטת החברה ביחס לתכני המסמכים (ריגול תעשייתי).
– בדקו האם החברה מוכרת תוכנה לניהול מסמכים (ארכיון דיגיטאלי) וסורקי מסמכים. זה עדיף. תוכלו לקבל את כל הפתרונות יחד.
– בקשו אופציה לרכוש סורק מסמכים (סורק ארכיון מקצועי) וליישם בהמשך את פתרון הסריקה על חומר חדש בעצמכם.
– בדקו באיזו תוכנה לסריקת מסמכים החברה משתמשת.
– אם יש לכם צורך גם של סריקת ספרים בדקו עם החברה כיצד תתבצע ההפרדה בין המסמכים הללו לקבצים האחרים ובאיזו רזולוציה הם ייסרקו.
– במידה והסריקה מתבצעת במשרדי חברת הסריקה, תאמו עם החברה כיצד המסמכים מועברים אליהם (ומי נושא בעלות השינוע הלוך וחזור).
– הגדירו מי מכין את המסמכים לסריקה, מי מפרק תיקיות וקלסרים וכיצד מחזירים לקלסר את המסמכים המשודכים.
– הגדירו האם אתם רוצים שם לכל מסמך או שם לכל קבוצת מסמכים הומוגנית.
– הגדירו כיצד אתם רוצים לקבל את הקבצים הסרוקים (DVD, דיסק און קי, ענן, או אמצעי אחר).
– הגדירו באיזו רזולוציה אתם רוצים שהמסמכים ייסרקו ואיזה פורמט אתם רוצים (JPEG, GIF, TIFF, PDF). סריקת מסמכים ל PDF נפוצה מאוד. סריקת מסמכים לוורד מצריכה פעולת ביניים ושימוש ב – OCR.
– בדקו מהי רמת הבקרה של חברת הסריקה על מסמכים שלא נסרקו (לדוגמה: שני מסמכים שנכנסו יחד לתעלת הסריקה ונסרקו כמסמך אחד)
– הגדירו את רמת ניקוי המסמך שאתם רוצים. האם אתם רוצים שצבעים מסוימים לא ייסרקו, האם אתם רוצים שהסורק יישר מסמכים עקומים?
– זיהוי טקסט – האם אתם רוצים OCR עברי או OCR בשפה אחרת? מה אחוז השגיאות בזיהוי הטקסט שאתם מוכנים לסבול?
– הגדירו מהם אמצעי הצפייה בקבצים הסרוקים. האם הקבצים יהיו ברי חיפוש?
– ניהול מסמכים סרוקים – הגדירו האם אתם רוצים מפתוח של הקבצים הסרוקים ובאיזו רמה.
– האם החברה הסורקת תשמור גיבוי למסמכים שנסרקו?
– שירותי גריסה – מה אתם עושים עם מסמכי המקור? שולחים לגניזה או גורסים?
– הגדירו כיצד המסמכים יוחזרו אליכם.
זקוק מיידית להצעת מחיר?