כדי לחסוך בשטחי משרד ולהתפטר מהכמות העצומה של הניירת כדאי להיעזר בשירותים של חברה המתמחה בשרותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים במהירות, בנוחות, ורצוי במשרד של הלקוח. ככל שחולף הזמן מסתבר שיותר ארגונים ועסקים מגלים את יתרונות המעבר לשיטת "משרד ללא נייר" וממירים את ארכיוני הניירת ותיקי המסמכים שנערמים במשרדים לקבצים דיגיטליים.
בעידן הטכנולוגי בו אנו נמצאים, המעבר למשרד דיגיטלי הופך להכרחי, לא רק בהיבט הפנימי של ניהול החברה וייעולה, כמו גם בהיבטי ניהול התקשורת עם גורמים חיצוניים – לקוחות, ספקים ומשרדים אחרים מולם אתם עובדים. התחום של סריקת מסמכים והפיכת המשרד הרגיל ל"משרד דיגיטלי" נמצא בנסיקה והוא מוטמע כיום במגזר הפרטי ובמגזר הציבורי. משרדי הממשלה עוברים ל"ניהול משרד ללא נייר". המשרד הרגיל ואפילו המשרד הממוחשב עושים צעד קדימה ועוברים לשיטת "ניהול משרד דיגיטלי".
בתיקון לחוק "תקנות העדות" בשנת 2005 נקבע כי מסמכים סרוקים באמצעות מחשב, יכולים להיות קבילים בביתי המשפט וניתן להגישם לבית המשפט כראייה לכל דבר. תיקון זה נתן דחיפה רצינית לתחום ה"משרד דיגיטלי" ודחף עסקים ומשרדים רבים לעבור דיגיטציה ולסרוק את הקלסרים והמסמכים שלהם לקבצים דיגיטליים.
האם המשרד הדיגיטלי מתאים לכם?
לכדי לתת תשובה עליכם לענות על השאלות הבאות:
– כמה מסמכים יש לכם כיום (בקרטונים, בקלסרים, בארונות, בארכיב, במרתף)?
– היכן אתם מאחסנים את המסמכים שלכם וכמה זה עולה?
– כל כמה זמן אתם נדרשים לשלוף מסמך ישן מהחומר המאוחסן?
– מה העלות החודשית של אחסון המסמכים הללו (בדקו את שטח האחסון ביחידת קרקע, הכפילו במחיר למטר. קחו את כל הוצאות המשרד וחלקו למספר המטרים שהמסמכים תופסים).
– כמה זמן המסמכים הללו יישארו באחסון (הכפילו בעלות האחסון שקיבלתם בסעיף הקודם ותקבלו הערכת עלות האחסון).
סריקת מסמכים למשרד דיגיטלי
אם הבנתם שכדאי לכם לעבור למשרד דיגיטלי, עליכם לבקש הצעות מחיר לסריקת מסמכים מחברה ותיקה המספקת שירותי סריקה. ציינו את מספר המסמכים שיש לכם כך שתקבלו עלות מדויקת. אם תרצו להכניס את המסמכים הסרוקים לתוכנת ניהול מסמכים, אתם תזדקקו לתוכנת ניהול מסמכים. חשוב להכניס את עלות התוכנה וההטמעה כמרכיב בעלות הכללית להסבת המשרד ל"משרד דיגיטלי".
לסריקת מסמכים חייגו 054-5880060