חברה לסריקת מסמכים
בשנים האחרונות המושג "משרד ללא נייר" נכנס לרשימת המשימות השנתיות בישיבות ההנהלה של חברות וארגונים רבים. מהו בעצם "משרד ללא נייר"? "משרד ללא נייר" הוא פורמט לעבודה משרדית בה ניירת אינה חלק אינטגרלי מהמערכת. כל המסמכים, הפקסים, המיילים, ההתכתבויות והמידע הארגוני, כולו דיגיטלי וכל הקבצים משקפים את המידע שנכנס ומיוצר בארגון. משרד ללא נייר זה ההווה והעתיד של כל ארגון או עסק השואף למצויינות והצלחה.
בארגונים הגדולים המעבר לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" (או "ארכיב ממוחשב" / "ארכיון דיגיטלי") נעשה כבר מזמן, ובשנים האחרונות התופעה עוברת גם לארגונים בינוניים וקטנים. המעבר למשרד ללא נייר מתבצע באטיות, אבל כורח המציאות לחסוך בעלויות נייר, הדפסה, שילוח ואחסון הופכים את המעבר לכדאי. "משרד ללא נייר" באמצעות תוכנות ניהול מסמכים וסריקה של מסמכים מאפשר לכל ארגון להקטין את ההוצאות המשרדיות השוטפות, להקטין את עלויות כוח האדם ועלויות השכירות. כיצד ניהול מסמכים מקטין את עלויות השכירות? במקום לשלם שכירות על שטחי משרד המכילים מאות קלסרי מסמכים, מבצעים סריקת מסמכים וחוסכים שטחי אחסון יקרים.
סריקת מסמכים ושימור ידע
כדי להמחיש את המושג "משרד ללא נייר" להלן דוגמה מהמציאות. כאשר מחלקת הנהלת חשבונות מחפשת חשבונית או תעודת משלוח חתומה לביצוע תשלום לספק, משך החיפוש בקלסרים עלול להיות ממושך, בעיקר אם המסמך לא הוחזר למקומו. כיצד עושים זאת במהירות? כל משרד צריך כלי לסריקת תעודות משלוח וחשבוניות, כלי משולב תוכנה וחומרה שיאפשר לסרוק את המסמכים הנכנסים למשרד ולשלבם במערכת ה-ERP עם יכולת לשליפה ואחזור בשניות ספורות.
כדי להתחיל לעבוד ללא נייר במשרד יש צורך בתכנון של מספר פעולות. ראשית מבקשים הצעת מחיר מכמה חברות לסריקת מסמכים (כותבים בגוגל "חברה לסריקת מסמכים"). ההצעות מתייחסות לכמות המסמכים המוערכת והמחיר עלול להיות גבוה, בעיקר אם רוצים לסרוק היסטוריה רבת שנים. לא תמיד יש צורך בשירותיה של חברה לסריקת מסמכים.
למי שרוצה לעשות את העבודה עם כוח האדם במשרד, כדאי לרכוש סורק מסמכים טוב ואפשר להתחיל לסרוק את השנה האחרונה ואחר כך את המסמכים של שנים נוספות. לא חייבים לסרוק עשרות שנים אחורה ולהתמודד עם עלויות גבוהות. כיצד עושים זאת? יוצרים פינת סריקה ארגונית, רוכשים סורק מקצועי קטן ב- 2,000 ש"ח, ומתחילים בסריקה. ניתן לנצל את הזמן הפנוי אם יש כזה) של כוח האדם במשרד, או לעשות תורנות סריקה, ובדרך זו לחסוך את העלות של חברת סריקה חיצונית.
לפרטים נוספים ולהזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים
חייגו עכשיו 054-588-0060