בשנים האחרונות סריקת מסמכים צוברת פופולריות ונכנסת במהירות לארגונים המעוניינים לצמצם שטחי אחסון ולחסוך בהוצאות על גניזה וארכיון. הסריקה מאפשרת להעביר את המידע ממסמכי הנייר לקבצים דיגיטליים המאפשרים חיפוש ושליפה מהירה של כל מסמך. במקום לשלם שכירות על חדרים עמוסים בקלסרים, סורקים את המסמכים ומאחסנים מאות אלפי קבצי מסמכים סרוקים בדיסק און קי קטן.
למה זה כדאי?
אם יש לכם כמות גדולה של ניירת התופסת שטחי משרד יקרים, סריקה היא הפתרון המושלם עבורכם. בנוסף להיותה זולה היא מאפשרת לראות בקובץ הסרוק את כל המסמכים בדיוק כפי שהם מאוחסנים בקלסר. סריקת מסמכים חוסכת לארגון כסף וזמן ומקצרת מאוד את זמן הגישה למסמכים הנדרשים לשליפה.
לסריקה של מסמכים יתרונות רבים. הסריקה מאפשרת חסכון רב במקום. במקום הרים של מסמכים ומגדלים של נייר כל המידע נשמר בדיסקים קטנים. בנוסף לחסכון הסריקה מסייעת ליצירת סביבה אקולוגית וירוקה וחוסכת את הצורך להדפיס מסמכים. לאחר הסריקה כדאי לגרוס את המסמכים (בהתאם לחוק) לפתיתים קטנים.
הסריקה מאפשרת לעובדי הארגון לשלוף כל מסמך תוך שניות מבלי לבזבז זמן בחיפוש בקלסרים, אבל היתרון המשמעותי ביותר של הסריקה הוא הגיבוי. הסריקה מייצרת קבצים הזהים למסמכי המקור ויוצרת גיבוי דיגיטלי לידע הארגוני. אם חלילה ייגרם נזק למסמכי המקור, הקבצים הסרוקים יאפשרו לשחזר את מסמכים ויסייעו בשרידות הידע הארגוני.
סקאנבוק שירותי סריקה
ארגון הזקוק לשרותי סריקה של מסמכים היסטוריים או להקמת ארכיון דיגיטלי מוזמן ליצור איתנו קשר. סקאנבוק מספקת שירותי סריקה איכותיים ודיסקרטיים בלשכת הסריקה או באתר הלקוח על בסיס חד פעמי או תקופתי. סקאנבוק חוסכת לארגון את הצורך לרכוש ציוד ולהכשיר אנשים למשימת הסריקה. לאחר הסריקה אפשר להעביר את הקבצים הסרוקים בתוכנת זיהוי טקסט (OCR) כדי ליצור אפשרות חיפוש בכל מסמך.
המסמכים נסרקים לקבצים בפורמט PDF בשחור לבן או בצבע ומקבלים שמות בהתאם לדרישת הלקוח. לאחר הסריקה ניתן להעביר את הקבצים בתוכנת OCR להמרת הטקסט המודפס לטקסט בר-חיפוש. ניתן לבצע זאת כמעט בכל שפה (יש צורך בתוכנת OCR התומכת בשפה הרצויה). את הקובץ החדש אפשר לשמור במספר פורמטים אוניברסליים שיאפשרו עריכה וחיפוש במסמך.
ניתן לקבל את שירותי הסריקה בהנחה משמעותית החל מ 18 אג' בלבד לעמוד לכמויות גדולות מאוד. במידה והמסמכים כבר מוכנים לסריקה (ההכנה כוללת הוצאת סיכות והפרדת הדפים זה מזה כך שיוכלו להיסרק בסורק מקצועי עם מזין אוטומטי. המסמכים צריכים להיות מיושרים, ללא סיכות וללא קמטים ובערמות של 400 דף ומעלה) המחיר יכול להיות נמוך יותר.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060