לא צריך להיות חסיד אדוק של עבודה מרחוק כדי להבין כמה יתרונות גלומים בכך. מתן יכולת לתת לעובדים לבדוק דואר אלקטרוני, לסקור מסמכים בזמן שהם יושבים ברכבת ונוסעים למשרד, לכתוב גרסה מעודכנת לקובץ וורד המאוחסן בענן וכדומה חוסכת זמן יקר.
עבודה מרחוק יוצרת גם בעיות כאשר מכשירים ניידים המאחסנים מידע ארגוני רגיש עם נתונים עסקיים, נופלים לידיים הלא נכונות. חברת האבטחה McAfee פרסמה שמתוך כל 16,000 טלפונים ניידים ההולכים לאיבוד, רק כ -2,000 מכשירים מוחזרים לבעליהם. זה אומר שטלפונים חכמים שנופלים בידיים של אנשים עם כוונות זדון, מגבירים מאוד את הסיכון לנזקים גדולים לארגון. למעשה הסיכון קיים גם באבדן או גנבה של מחשבים ניידים וטאבלטים המאחסנים מידע ארגוני רגיש.
אם כך, כיצד יכול ארגון לוודא כי כאשר מכשירים הולכים לאיבוד, הנתונים העסקיים המאוחסנים בהם לא ייחשפו? הפתרון פשוט. כאשר ארגון מאחסן את המידע שלו בחשבון ענן ולא על גבי המכשיר (סמארטפון, מחשב נייד או טאבלט), והגישה למידע הזה מאובטחת לחלוטין, אין משמעות לאבדן המכשיר, למעט משמעות כלכלית (ערך המכשיר האובד).
ארגון המבצע סריקת מסמכים שאותם הוא מנהל במערכת ניהול מסמכים המאוחסנים בענן מאובטח, מגן על המידע הרגיש גם כאשר המכשיר ממנו מתקיימת הגישה לענן אובד. כיוון שרק משתמשים מאומתים יכולים להיכנס ולצפות במידע, אין חשש לנזק העלול להיגרם מחשיפת המידע הארגוני.
אם הארגון שלכם רוצה לבצע סריקת מסמכים ולנהל את המסמכים באמצעות תוכנת ניהול מסמכים, צרו איתנו קשר.
להדגמת המערכת האינטרנטית לניהול מסמכים
חייגו 054-5880060