ארגונים, חברות, משרדים ועסקים המחויבים בניהול ספרים, צוברים מאות אלפי מסמכים במהלך שנות פעילותם. החוק היבש מחייב לשמור מסמכים לפרק זמן של שבע שנים לפחות, אלא אם כן הם נסרקו ונחתמו דיגיטלית ואז תקופת חובת השמירה קצרה יותר (תלוי בסוג המסמך).
פרויקטים של סריקות מסמכים שערכנו במאות ארגונים הוכיחו כי אחסון מסמכים במטה הארגון או בבתי ארכיב, מגדילה משמעותית את הוצאות הארגון בסעיפי השכירות, כוח אדם וציוד משרדי. ככל שיותר שטחי אחסון במשרד תפוסים על ידי קלסרים וקרטונים, כך גדלה ההוצאה. נכון שחלק מהארגונים מאחסן את המסמכים הישנים בבתי ארכיב וגניזה, אך הרוב מעדיף לשמור את קלסרי המסמכים בהישג יד.
מרבה קלסרים מרבה דאגות
בדרך כלל ההחלטה להוציא לפועל פרויקט לסריקת מסמכים מתקבלת מהרצון לקצץ בעלויות, אבל החיסכון הכספי אינו הסיבה היחידה לסריקה. קלסרי המסמכים מרכזים את ההיסטוריה החשבונאית, העסקית, הטכנית והאינפורמטיבית של הארגון, וללא גיבוי המידע למצבי אסון (כגון שריפה, שיטפון, הצפה, פיגוע, גנבה, פריצה,רעידת אדמה וכו'), הארגון עלול למצוא את עצמו מול שוקת שבורה.
ברוב הארגונים נדרשת סיבה המזרזת התחלה של פרויקט לסריקת המסמכים. לעתים זו הרגולציה ולעתים זה אסון. עבודה במשרד ללא נייר היא כורח המציאות ודרך להישאר תחרותיים ומוגנים בסביבה העסקית של המאה העשרים ואחת. כעת, לאחר דחיות חוזרות ונשנות הגעתם למסקנה שלא כדאי לצבור מסמכים.
החלטתם לסרוק, איך מבקשים הצעת מחיר?
כדי לקבל מחיר לפרויקט סריקת מסמכים כדאי להעריך את כמות הדפים. אין צורך לספור את הדפים בכל קלסר, מספיק שתספרו את מספר הקלסרים או הקרטונים המיועדים לסריקה. קחו בחשבון כי אם הדפים דו צדדיים צריך להכפיל את הכמות כיוון שהתמחור לסריקה נעשה לפי עמוד (צד אחד) ולא לפי דף (דו צדדי).
כדי להיות יותר מדויקים בהערכתם השתמשו בשני כללי אצבע:
– קלסר מסמכים משרדי סטנדרטי ומלא מכיל בממוצע כ- 500 דפים.
– קרטון ארכיב סטנדרטי במידות 26*30*38 מכיל בממוצע כ- 4 קלסרים או כ- 2,000 דפים.
מהם הפרמטרים החשובים כאשר מאפיינים פרויקט סריקה?
אופן שמירת הקבצים
לאחר שהערכתם את כמות הדפים לסריקה, יש להחליט האם תרצו שכל קלסר ייסרק לקובץ PDF אחד ששמו בהתאם לכתוב על הקלסר (השיטה הבסיסית), או שתרצו שכל קלסר ייסרק לקבצי משנה בהתאם לחוצצים פנימיים, נושאים שונים, נילוניות, קבוצות מסמכים וכו'. חשוב להגדיר מה יהיה פורמט הקבצים שיתקבלו בתהליך הסריקה. אנחנו ממליצים על הפורמט הנפוץ PDF.
צבע הסריקה
חשוב להגדיר מראש האם המסמכים ייסרקו בצבע (איכות גבוהה אך קבצים גדולים), סריקה בגווני אפור (איכות גבוהה וקבצים גדולים, אך לא כמו סריקה בצבע) או סריקה בשחור לבן (איכות נמוכה וקבצים קטנים).
רזולוציית הסריקה
אנחנו ממליצים על סריקה בשחור לבן ברזולוציה שאינה נמוכה מ- 300dpi. סריקה בצבע או בגווני אפור כדאי שתהיה בטווח של 200- 300dpi. ככל שהרזולוציה גבוהה יותר – האיכות והמשקל גדלים בהתאמה.
גודל המסמכים לסריקה
אם יש לכם מסמכים גדולים יותר מ- A4, כדאי שתעדכנו את חברת הסריקה. מקובל לתת מחירים שונים לסריקת מסמכים הגדולים מ- A4 ולכן חשוב לדעת כמה יש כאלה ומה גודל המסמכים. כדאי לדעת שסריקת מסמכי הנהלת חשבונות וקופה קטנה מורכבת יותר ויקרה יותר מסריקה רגילה. חברת סריקה מקצועית צריכה להיות בעלת יכולת סריקת מסמכים עד גודל A3, כולל סריקת ניירת מחומרים שונים (דפים רגילים, דפי מגזין, דפדפות, נייר עיתון, נייר עבה, נייר חתוך.
חשוב לעדכן את חברת הסריקה האם מדובר בניירת רגילה, בניירת צבעונית או בניירת הנהלת חשבונות המכילה קופה קטנה (חשבוניות קטנות, כרטיסיות אוטובוס ורכבות, חשבוניות של מוניות וחניונים,
חשבונות של סופר-מרקטים וכדומה).
סריקה חד צדדית או דו צדדית
אם חלק מהמסמכים מכיל מידע על שני צידי הדף, כדאי לבקש שמחברת הסריקה שכל המסמכים ייסרקו בסריקה דו צדדית עם יכולת מחיקה אוטומטית של דפים שצידם השני לבן. איש הסריקה צריך להגדיר בתוכנת הסריקה מחיקה אוטומטית של דפים לבנים כאשר כמות הצבע שעליהם עולה או יורדת מאחוז מסוים שמוגדר על ידו מראש.
משך הסריקה
בהנחה שהערכתם נכון את כמות המסמכים, חברת הסריקה תוכל להעריך את משך הזמן לביצוע הפרוייקט. אם יש לכם מגבלת זמן, כדאי להגדיר זאת מראש ולבקש הערכת זמנים מדויקת.
סריקת מסמכים באתר הלקוח
ארגונים שצריכים לסרוק מסמכים עם מידע רגיש, מעדיפים לעשות זאת עם עובדי הארגון. הדרך השנייה היא לסרוק את המסמכים באתר הארגון מבלי שהם יצאו החוצה. בשלב איסוף הצעות המחיר כדאי שתבקשו מחברת הסריקה גם מחיר לסריקת המסמכים באתר הלקוח.
כיצד זה מתבצע בפועל? חברת הסריקה שולחת שני מומחים המגיעים למשרדי החברה עם מחשב נייד (שאינו מחובר לרשת האינטרנט) יחד עם סורקי מסמכים מהירים ומקצועיים. שמות אנשי הסריקה ומספרי הזהות שלהם נמסרים מראש לקב"ט ובאחריותו לבדוק את מהימנותם.
צוות הסריקה מתמקם במשרד שהוקצה מראש ומבצע את הסריקה תחת עינו הפקוחה של הקב"ט (או אחראי אחר שהוגדר מראש מטעם הארגון). בתום הסריקה הקבצים מועברים לדיסק און קי ונמסרים למזמין. באחריות הקב"ט לוודא שקבצי הסריקה הוסרו כליל מהמחשב. סריקה באתר הלקוח שומרת על הרמה הגבוהה ביותר של אבטחת המידע הארגוני. עם קבלת קבצי הסריקה חובה להעתיקם ולבצע גיבוי של חמישה עותקים לפחות שיישמרו במקומות שונים מחוץ לכתלי הארגון.
אופציה לגריסת המסמכים בתום הסריקה
ארגונים המבצעים סריקה מזמינים בדרך כלל גם גריסה. יש להגדיר את הגריסה כאופציה בהצעת המחיר. חשוב לבקש בהצעת המחיר שגריסת המסמכים תהיה לפתיתים קטנטנים בהתאם לתקן המקובל במשרד הביטחון. גריסת מסמכים לפתיתים אינה מאפשרת שחזור או זיהוי והיא הטובה ביותר לאבטחת המידע הארגוני.
כעת, משיש בידכם את כל הנתונים על כמות המסמכים וקיבלתם החלטה על אופן הסריקה, זה הזמן לאסוף הצעות מחיר מחברות סריקה וגריסה. כדי שתוכלו להשוות את ההצעות ולבחור בהצעה המתאימה ביותר, כדאי שתבקשו מספקי השירות לתמחר את הסריקה בהתאם לסעיפים שתגדירו מראש ותשוו תפוח לתפוח.
כיצד מבוצעת הסריקה בפועל? על זה בחלק השני כאן >>
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת מסמכים וספרים חייגו 054-5880060