בעידן הדיגיטלי של ימינו ארגונים מתקדמים מצמצמים את השימוש בנייר. למרות המהפכה הטכנולוגית של המאה ה-21, חלק מהארגונים עדיין צובר ניירת. מבחינתם, ניירת מהווה אסמכתא פיזית לאינטראקציות בין הארגון לספקיו ולקוחותיו וחובה לשמור את המסמכים לזמן בלתי מוגבל.
כמויות גדולות של מסמכים יוצרות שלוש בעיות עיקריות:
תפיסת שטחי משרד יקרים, בזבוז זמן רב על התעסקות עם המסמכים (כולל שליפה וחיפוש של מסמכים), וחוסר ארגון ויעילות. אחסון של קלסרים עמוסי מסמכים בארונות ובחדרים ייעודיים מצריכה הגדלה קבועה של שטחי המשרד. ככל שהכמות גדלה – ההוצאה בגין שכירות גדלה בהתאם. שליפה ואיתור של מסמכים הנדרשים מעת לעת הופכים לקשים ומאתגרים. קשה לחפש מסמך ספציפי בערמות של מסמכים שאינם מתויקים בשיטתיות. יתרה מכך, אבדן של מסמך חשוב עלול לגרום לבעיות משפטיות.
שליפה מהירה של מסמכים
כאשר בארגון מותקנת מערכת לניהול מסמכים חיי העובדים והמנהלים קלים יותר. אם עובד זקוק למסמך הוא אינו צריך לנבור בארכיון או לפתוח קלסרים בתקווה שהמסמך יימצא. עובדי המשרד אינם צריכים לבזבז זמן יקר על חיפוש. ארגון מתקדם לא יסתפק רק בסריקה, הוא יבקש להטמיע מערכת לניהול מסמכים שתנהל בצורה חכמה את הקבצים הדיגיטליים (אלה המיוצרים במשרד, אלה הנשלחים אליו, ואלה הנוצרים כתוצאה מסריקה) ותאפשר שליפה מהירה של כל מסמך בהקלקת מקש מחשב.
אחת הבעיות הקריטיות בעבודה במתכונת הישנה היא אחריות העובד להחזרת מסמך שנשלף למקומו. אי החזרה של המסמך למקום מקטינה את האפשרות לאתר אותו בשעת הצורך ויוצרת בעיה אם המסמך חשוב ואין לו גיבוי.
היכן יישמרו קבצי הסריקה?
את הקבצים יש לשלב במערכת המחשוב הארגוני וכדאי לגבות אותם גיבוי רב שכבתי כדי להבטיח עותק לכל מקרה של נפילת המערכת או אסון. אם הארגון מחזיק מסמכים שהחוק אינו דורש לשמור שבע שנים ניתן לסרוק ולהעביר אותם לגריסה לפתיתים ולפנות את השטח שיתפנה למטרות אחרות.
כאשר מבצעים סריקת מסמכים ניתן לשמור את הקבצים על גבי מגוון התקני אחסון. כמויות קטנות של קבצים (או עותקים מרובים לפרקי זמן קצרים) יכולים להישמר בתקליטורים. האלטרנטיבה הטובה יותר היא אחסון הקבצים על דיסק און קי או על דיסקים קשיחים מהירים.
עלויות נמוכות לאחסון דיגיטלי
מחירי התקני האחסון נמצאים כל הזמן בירידה ונפח האחסון רק הולך וגדל. בכל מקרה מומלץ לבצע גיבוי של כל הקבצים שנסרקו על יותר מהתקן אחסון בודד. אנחנו ממליצים לגבות על 5 התקנים ולפזר אותם בארגון. האלטרנטיבה לאחסון מסמכים על גבי התקנים קשיחים היא שמירה בענן. עלויות האחסון בירידה ובהחלט כדאי לשקול את האפשרות.
הסבת ארגון לעבודה במתכונת 'משרד ללא נייר' מצריכה משאבים וידע מקצועי וכדאי להיעזר בחברת סריקה. הגיע הזמן שארכיון המסמכים בארגון יהפוך להיות מתקדם ודיגיטלי כנדרש מרוח התקופה. במקום לאחסן מסמכים בקלסרים, בקרטונים, ובמגרות צפופות, סורקים את כל המסמכים לקבצים דיגיטליים הזהים למסמכי המקור.
להצעת מחיר ולהזמנת שירותי סריקת או גריסת מסמכים חייגו 054-5880060
